Wat houdt de regeling in?
Voor 1 juli 2025 moeten werkgevers die meer dan 100 medewerkers in dienst hebben en die elk meer dan 20 uur per maand werken, rapporteren over het zakelijke verkeer én het woon-werkverkeer van de medewerkers vanaf 1 juli 2024. Voor de periode 01-07-2024 tot en met 31-12-2024 is een halfjaarsrapportage verplicht en na dit jaar moet er voor een heel jaar gerapporteerd worden. Deze verplichte registratie komt voort uit het klimaatakkoord, waarbij afgesproken is dat de C02-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met 1 megaton moet worden zijn afgenomen.

Wat moet worden aangeleverd?
Voor onderstaande onderdelen is het verplicht het jaartotaal van de gereden kilometers per vervoersmiddel aan te geven.

• Zakelijk – lease en/of eigen wagenpark
• Zakelijk – mobiliteitsdienstverleners
• Zakelijk – declaraties
• Woon-werk mobiliteit

Meer informatie is te vinden via de volgende link : https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm

Hoe helpt Concent de bij haar aangesloten schoolorganisaties?
AFAS heeft een aantal tools beschikbaar gesteld die Concent 1-1 zal gebruiken voor de verplichte gegevenslevering. Concent biedt deze tools via InSite aan zodat de schoolorganisaties hiermee de levering zelf kunnen doen.

Zakelijke kilometers:
Concent is bezig om de registraties van zakelijke kilometers via InSite ‘registratie-proof’ te maken. Wellicht is al opgemerkt dat er een vervoersmiddel gekozen moet worden en het soort brandstof bij het invoeren van een declaratie voor zakelijke kilometers. Deze optie wordt op dit moment bij alle relaties ingebouwd en is voor 1 juli 2024 actief. Deze input kan gebruikt worden voor de uiteindelijke rapportage. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle zakelijke kilometers verwerkt worden via InSite dan wel de AFAS PocketApp. Het is dus belangrijk dat de declaraties van zakelijke kilometers nu al via de nieuwe werkwijze plaatsvindt en dat vanaf 1 juli de declaraties van zakelijke kilometers altijd via dit kanaal gaan.

Eigen wagenpark:
Voor leaseauto’s en voor een eigen wagenpark heeft AFAS een overzicht waarin gemaakte jaarkilometers per vervoersmiddel en brandstof kunnen worden ingevuld. De kilometerstand kan opgevraagd worden bij de leasemaatschappij en ingelezen worden. Ook kan gebruik worden gemaakt van een workflow in InSite die door eigen medewerkers wordt ingevuld. Deze kilometerstand wordt later gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage.

Woon-werk mobiliteit:
Voor woon-werk mobiliteit gaat Concent gebruikmaken van een enquêtemodel dat in het najaar via InSite beschikbaar komt. Met deze enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. Er is een minimaal aantal respondenten nodig dat wordt bepaald op basis van de grootte van de organisatie. De berekening voor de eigen organisatie is te vinden in de handreiking van het RVO https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm. De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor deze respons.

De resultaten
Als in 2025 de rapportage wordt afgesloten, wordt alle informatie op de vier verschillende onderdelen samengevat per vervoersmiddel. Gegevens van individuele medewerkers zijn niet meer zichtbaar. De resultaten moeten vervolgens ingevuld worden op de site van het RVO. Hiervoor is eHerkenning (minimaal niveau 2+) nodig.

Wat verwacht Concent van de schoolorganisaties die verplicht moeten rapporteren?
Schoolorganisaties kunnen voor 1 juni 2024 aan Concent doorgeven van welke methodiek zij gebruik willen maken. Daarbij is het nodig opgave te geven van:

• gebruik van een eigen wagenpark/lease voertuigen?
• gebruik van mobiliteitsdiensten?
• gebruik van de door Concent geboden enquête-functionaliteit?
• gebruik van uitzonderingen waarvoor in InSite in de workflow-profielen aanpassingen moeten worden gemaakt?

Daarbij is het nodig te weten dat scholen voor 1 juni 2024 aan Concent (via v.vangelder@concent.nl) doorgeven welke medewerkers de rapportage moeten kunnen inzien en/of bewerken en intern verantwoordelijk zijn voor dit project. De AFAS-modellen zal Concent kosteloos ter beschikking stellen.